Rekisteriseloste

• Helsingin Ainola Oy:n suoramarkkinointirekisterin, asiakasrekisterin ja työntekijärekisterin rekisteriseloste

1.REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin Ainola Oy Y-Tunnus: 2678826-2 Yliopistonkatu 6 (Kluuvikatu 7, 4. kerros) 00100 Helsinki Rekisteriasioita hoitava henkilö, tietosuojavastaava:

management@ainolakauneusklinikka.fi

2.REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Suoramarkkinointirekisteri:

• Rekisteröidyn perustiedot, kuten etunimi, asuinpaikka, ikä ja puhelinnumero
• Puhelunauhotteet

Asiakasrekisteri:

• Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, asuinpaikka, ikä ja puhelinnumero
• Syntymäaika
• Todetut allergiat
• Kiinnostus ihon hoitoon ja terveyteen
• Kosmetiikkatuotteiden käyttötottumuksia
• Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten
• Asiakassuhteeseen kulloinkin liittyviä palveluita ja tuotteita sekä muuten asiakassuhteen hoitoa varten kerätyt tiedot

Näiden lisäksi saatamme käsitellä muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti esitietolomakkeen tai muun yhteydenoton yhteydessä antamia tietoja. Työntekijärekisteri:

• Työsuhteisiin olennaisesti liittyvät tiedot, kuten työsopimukset

3.SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään suoramarkkinointireksiteriin avoimista tietokannoista, kuten Leadcloud, Asiakstieto ja rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen alkaessa ja kestäessä, sekä ostamalla avonaisista tietokannoista: Leadcloud, Suomen Asiakastieto Oy sekä Ecenetic. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä tai muista virallisista lähteistä.

4.HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen sekä yhtiön palveluiden markkinoimiseen seuraavin perustein:

• Sopimus/suostumus: Henkilötietojen käsittely asiakasrekisterissä perustuu asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen tai annettuun suostumukseen. Käsittelemme tietoja niiltä osin kuin rekisteröity on sallinut ja/tai tietojen käsittely on tarpeellista asiakassuhteen hoitamiseksi ja Ainolan siitä johtuvien velvoitteiden ja etujen asianmukaiseksi täyttämiseksi ja varmistamiseksi. Annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, jolloin Ainola voi käsitellä tietoja vain niiltä osin kuin tietojen käsittely on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme henkilötietoja myös palveluidemme markkinointia, profilointia, väärinkäytösten estämistä, oikeudellisten vaateiden esittämistä tai niiltä puolustautumista sekä yhtiön sisäisiä tarkoituksia, kuten liiketoiminnan kehittämistä varten. Nämä tarkoitukset ovat oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä jäljempänä kuvatuin tavoin
• Lakisääteinen velvoite: Voimme säilyttää ja käsitellä rekisteritietoja myös lainmukaisten velvollisuuksiemme täyttämistä varten

5.TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen tietojen käyttötarkoituksen ja toimintamme kannalta ja niin kauan kuin laki ja säännökset edellyttävät. Säilytysajat vaihtelevat rekisterien ja rekisteröityjen tietojen sekä näiden käyttötarkoituksen mukaan. Silloin kun samaan tietoon sovelletaan useaa eri säilytysaikaa, sovelletaan tiedon säilyttämiseen aina pisintä kulloinkin soveltuvaa säilytysaikaa.

Esimerkkejä soveltamistamme säilytysajoista:

• Yhtiön asiakkaita koskevia, asiakkaiden antamia tietoja säilytämme niin kauan, kun se on asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeellista sekä asiakassuhteen päätyttyä niin kauan, kun tiedon säilyttämiselle on olemassa peruste, mutta aina kuitenkin korkeintaan kymmenen vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
• Muista lähteistä kuin asiakkaalta kerättyjä tietoja säilytämme korkeintaan kuusi kuukautta tietojen saamisesta, mikäli asiakassuhdetta ei synny ja siitä aiheudu perustetta pidempään säilytysaikaan.
• Puhelutallenteita säilytämme kuusi kuukautta, ellei asiakassuhteen syntyminen johda tätä pidemmän säilytysajan tarpeeseen.

6.TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

• Viranomaiset: Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla
• Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Yhteistyökumppanit: Voimme luovuttaa kerättyjä henkilötietoja yhteistyökumppanillemme joka on yhteydessä rekisteröityihin ajanvarausta varten. Yhteistyökumppaneiltamme olemme solmituin sopimuksin edellyttäneet sitoutumista tämän tietosuojaselosteen mukaiseen tietojen käsittelyyn.Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7.REKISTERIN SUOJAUS

Tiedot kerätään yrityksen yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla tarpeellisin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Manuaalisesti säilytettävät tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on asianmukaisesta rajoitettu

8.REKISTERÖIDYN OIKEUDET

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Asiakkaan pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeettomat, virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Asiakas voi myös halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä kohdassa 1. määritettyyn henkilöön.
• Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Asiakas voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun tai henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa paikkansa pitävyyden
• Suostumuksen peruuttaminen: Asiakas voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen, milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa 1. määritettyyn henkilöön.
• Valitusoikeus: Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi